Метрополис Груп АД
„Метрополис Груп” АД развива своето пазарно присъствие спрямо световните тенденции в бранша и в съответствие с тях предоставя богат избор от креативни решения и алтернативни изпълнения в областта на въшната реклама.„Метрополис Груп” АД е с доказан опит в реализирането на рекламните кампани на едни от водещите компании на българския пазар.
Изборът
В началото на 2011 година обемът на дейността нараства значително и предишните информационни решения достигат границите на своя капацитет. Ръководството на компанията решава да участва в ОП „Конкурентоспособност”“, за да получи финансиране за проекта си за въвеждане на интегрирана информационна система за управление на ресурсите на компанията. В процеса на кандидатстване и избор на доставчик ръководният екип на компанията задълбочено проучва много от предлаганите на българския пазар решения, като приоритизира като основни критерии за избор удобния потребителски интерфейс, възможността за гъвкави настройки, бързината на внедряване и богатите възможности за анализ на данните. В рамките на процедурата Метполис Груп АД обяви конкурс за избор на доставчик, спечелен от AS Systems.
Цели на проекта:
- Безпроблемна и бърза миграция
- Увеличаване на производителността на служителите чрез намаляване на времето за обработка на запитвания, оферти и др.
- Разширяване на възможностите за бизнес анализи
- Интегриране на отделните бизнес процеси във функционални възможности на системата
- Създаване на богат и гъвкав инструментариум за дефиниране и управление на маркетинговата и търговска дейност на фирмата
Обхват на проекта
Основни модули:
- Финанси и счетоводство
- Управление на връзките с клиентите
- Модул продажби и клиентски заявки
- Покупки и планиране на доставките
- Бюджетиране и управление на проекти
- Управление на паричните потоци
Постигнати резултати
Безпроблемна миграция, без да се прекъсва работния цикъл.
Лесно обучение и бързо внедряване.
Управление на заявките за съоръжения, чрез автоматизиране на процеса на планиране на заетост.
Управление на договорите с доставчици и клиенти
Реализация на проекта
Методология
В основата на успеха на проекта стоят правилното дефиниране на бизнес процесите и тяхната интеграция в системата. За целта в етапа на планирането на проекта екипите на AS Systems и Метрополис Груп проведоха редица срещи, но които в детайли се описаха бизнес процесите, как те да бъдат променени, ако се наложи, и как да бъдат реализирани в системата. Чрез изключително колективната работа и от двете страни бяха дефинирани основните модули и съдържащите се в тях функционалности на системата. На база на тази информация компанията внедрител изгради по модулни групи прототипна реализация. Ключовите потребители на системата проиграха основни тестови примери с тези прототипи и дадоха своите предложения за изменения и допълнения. След реализация на тези промени се пристъпи към обучение на основните потребители и тестови внедрявания. След успешното преминаване на този етап, системата бе успешно внедрена в зададените срокове на проекта, спазвайки по този начин едно от условията на ОП „Конкурентоспособност”“.
Нововъведения
Управление на паричните потоци
Новото решение позволява на Метрополис Груп АД ефективно да управлява процеса на договаряне с доставчици и клиенти - важно условие в спецификата на техния бизнес модел. В системата се поддържат оферти, договори и платежни планове към тях, както за задължения към доставчици, така и за вземания от клиенти. На базата на тези платежни планове, системата предоставя възможност за детайлно следене и прогнозиране на паричните потоци.
Интерактивно планиране на съоръженията, графично представяне на заетостта
Важно предимство на новата система са богатите възможности за интерактивно управление на рекламните съоръжения.
За всяко съоръжение системата подържа много характеристики, визуална информация, хиперлинкове към външни файлове, план на профилактиките, възможност за следене и планиране на заетостта, разпределяне на разходите по съоръжения, на базата на които се изчислява рентабилност за всяко съоръжение.
Във всеки един момент екипът на компанията знае статуса на всяко съоръжение в момента и за бъдещи периоди.
Системата предоставя интерактивен интерфейс за графично представяне на заетостта на съоръженията. На един екран потребителят може да резервира, да отдава под наем, да преминава към реална продажба на рекламна площ, да сменя рекламни визии, да прави заявка към доставчиците и др.
Интерфейсите предлагани от AS Systems имат богати възможности за филтриране, сортиране и групиране на информацията. Всеки един интерфейс с данни от системата може да се експортира в Excel.
Управление на проекти
В създадената от AS Systems система е разработен удобен и гъвкав механизъм за дефиниране на бизнес процеси с етапи, подетапи и задачи за изпълнение. При дефиниране на нов проект потребителят избира от създадени структури на бизнес процесите, представени интерактивно в дървовидна структура. Към всяка задача се указва изпълнител, подизпълнител, краен срок за изпълнение, и реална дата на изпълнение.
Управление на връзките с клиенти
В реализирания проект важно място заемат и функционалностите по управление на контактите с потенциални клиенти, разработването и реализирането на маркетингови кампании, управление на портфолиото на клиентите. За всеки клиент се поддържа информация за статус, активни и приключили договори и оферти, продуктово портфолио, задачи, осъществени контакти с тях под формата на срещи, имейли, телефонни разговори и др.
Бизнес анализи
С разработените от AS Systems възможности за динамични анализи ръководния екип на Метрополис Груп АД има свободата да анализира в дълбочина и в различни сечения бизнеса си, и да взима информирани решения за бъдещото си развитие. Новости в предлаганите възможности са динамичното генериране на разнообразни филтри на базата на свободно дефиниране на различни логики за свързаност между отделните полета. При генериране на анализите интерактивните възможности на използваните форми за визуализация предоставят допълнителни средства за групиране и сортиране, които обогатяват възможните сечения.
За анализ на данните се ползват както информационни полета, така и сумарни, финансови, контролни параметри, статистически показатели. Системата предоставя и статистически анализи от типа на ABC анализ, XYZ анализ, тренд анализ и др.
Инфраструктура
Системата, разработената от AS Systems, e с трислойна, изцяло Web базирана архитектура. Уникалната платформа, собствена разработка на компанията, е в основата на бързината на разработка и внедряване на системата, както и на адаптивността на предлаганите функционалности към конкретните бизнес процеси на клиента. В резултат Метрополис Груп АД получи решение, което точно отговаря на първоначалните изисквания и предоставя конкурентно предимство на компания чрез бързия достъп до точна информация.
Перспективи
Към плановете за бъдещото развитие на проекта се включват развитие и обогатяване на аналитичните функционалности на системата, развитие на възможностите за планиране на ресурси по проекти и интегриране с нови комуникационни канали като имейл и др.