За изготвянето на заявките за доставки и правилното определяне на нужните количества за заявяване, е осигурена възможност за извършване анализ на продажбите по канал на продажба с избор от различни методи и периоди за сравнение, чрез които да се определи количеството за заявка. За доставчиците, с които има автоматизирана връзка, комуникацията по изпращането и потвърждаването на заявките и получаването на доставните документи се реализира по тази връзка.
Обхванати са различните типове на получаване на доставки по здравна каса и за свободен пазар, като заприхождаването може да се реализира по няколко начина:

• Чрез автоматизирана връзка с основните търговци на едро в страната
• От текстови файл, изпратен по електронен път от доставчика
• Ръчно – чрез пресъздаване на хартиен документ в програмата

При доставка може да се избере типа на опаковката съобразно документа от доставчика. Може да се достави един и същи артикул в различни опаковъчни единици. При продажба, по подразбиране наличните количества по партиди се визуализират преизчислени в основната опаковъчна единица подредени по дата на изтичане на срока на годност, но продажбата може да се реализира във всяка от другите единици, въведени в номенклатурата на артикула на съответстващата й цена.

• Инвентаризация – може да се направи на цялата наличност в аптеката, а може да се филтрира и по множество критерии относно документ (тип, дата, доставчик) или артикул (конкретни артикули, производител, марка, срок на годност, облагане с ДДС и други). След въвеждане на преброено количество за всяка партида, се генерират съответно липси или излишъци.
• Брак – при наличие на повредена, унищожена или открадната стока, може да се създаде документ за брак, с който да бъдат изписани от наличност тези опаковки.
• Други операции – протокол за блокиране/деблокиране на стока при разпореждане на ИАЛ или при установени някакви несъответствия могат да бъдат блокирани и забранени за продажба наличностите от конкретна доставка, партида или цялото налично количество от даден артикул, протокол за подмяна на стока от един и същи артикул или от различни артикули (например при подмяна с по-добър срок на годност от доставчик).

Поддържат се две основни ценови листи за артикулите по тип продажба – НЗОК и свободен пазар. Осигурена е възможност за задаване на търговски отстъпки, промоционални цени и количествени промоции по различни критерии – артикул, търговска марка, група артикули, срок на годност и др.

Налице са няколко режима за търсене и изписване на партиди – ръчен, автоматичен, баркод и супермаркет с различни предимства и улеснения за ползване в зависимост от конкретните ситуации. За търсенето и намирането на артикул може да се ползва баркод, код по НЗОК, част от име. Когато бъде избран артикула, визуализират се наличните количества/партиди, продажни цени и активните в момента отстъпки или промоции. За по-лесното и бързо обслужване на клиентите в аптеката, системата предлага следните опции за работа:

• работа с един клиент с един документ за продажба (стандартният начин)
• работа с един клиент с няколко документа за продажба, които да се водят и приключват паралелно.
• работа с двама клиента с по един или няколко документа за продажба, като сметката на всеки един от двамата клиента може да бъде приключена независимо от тази на другия.
• електронни рецепти – след намирането на рецепта по нормативно определените критерии, във визуализацията й на екран освен реквизитите на самата рецепта, е показано наличното количество в аптеката от всеки предписан продукт, цената, реимбурсната стойност и доплащането от пациента. За белите рецепти е направено улеснение при търсенето на заместващ лекарствен продукт – еквивалентен или генеричен. Когато за артикул е указано в номенклатурата, че подлежи на верифициране, при продажба се появява диалогов прозорец за попълване на данните му чрез 2D Matrix четец или ръчно въвеждане на реквизитите от опаковката, съгласно Директива 2011/62 ЕС.

• НЗОК – реализирани са всички справки и отчети съобразно изискванията към софтуерите за работа с НЗОК.
• Работа с психотропни и упойващи вещества - отпускането на опиатите се осъществява в зависимост от зададения в номенклатурата на артикулите тип на изписване (зелена или жълта рецепта). Налице са всички законово изисквани справки и отчети.
• Ветерани, военноинвалиди и военнопострадали – автоматично се актуализират данните за лекарствата, отпускани по този режим. Предвидени са всички изискуеми контроли във връзка с работата с рецепти за ветерани, военноинвалиди и военнопострадали, както по отношение на самото отпускане, така и по отношение на отчетността в края на периода.
• СЕСПА – след края на всеки работен ден се изпращат данните за извършените движения на лекарствата от ПЛС към Специализираната електронна система за проследяване и анализ на лекарствените продукти съгласно нормативните изисквания

Във PharmaCloud има дефинирани множество справки по различни критерии относно артикули, документи, парични отчети и други. Системата предоставя и гъвкавия инструмент за OLAP справки за складова наличност, доставки, продажби, оборотна ведомост, в които може да се избира измежду множество полета и филтри, могат да се създават и записват шаблони на често използвани справки, да се правят PIVOT таблици, да се експортират в Excel.